Digitalisierung der Vergabe: Präqualifikation hilft Baubranche

Wenn sich Bauunternehmen auf öffentliche Aufträge bewerben wollen, müssen sie zu ihren Bewerbungsunterlagen auch zahlreiche Nachweise vorlegen. Die Digitalisierung kann dabei helfen, die Sicherung von Dokumenten zu erleichtern. Das ist für öffentliche Auftraggeber und Bauunternehmen eine deutliche Arbeitserleichterung. Unterstützt wird der öffentliche Vergabeprozess durch die Präqualifikation als vorgelagerte und auftragsunabhängige Prüfung der Eignungsnachweise. Künftig soll die zentrale Speicherung die Bürokratie weiter abbauen.

Wer sich auf öffentliche Aufträge bewirbt, muss zusätzlich zu den Bewerbungsunterlagen auch entsprechende Nachweise erbringen. Jeder zuständige Sachbearbeiter weiß, dass eine Flut von Papieren zusammenkommt. Es fällt nicht leicht, den Überblick zu behalten. Mittlerweile kann dies digital erfolgen, was eine enorme Erleichterung für die öffentlichen Auftraggeber und die Bauunternehmen ist. Die Digitalisierung ist dabei ein Weg, um den Prozess zu vereinfachen. Die Dokumente werden digitalisiert, gespeichert und können so anhand von Stichwörtern schnell gefunden werden. Das Kopieren von Papieren entfällt. Hier wird nicht nur Zeit, sondern auch Geld gespart.

Digitalisierung und Vorabprüfung sparen Bauunternehmen Zeit und Geld

Unterstützt wird dieser Prozess durch Präqualifizierung. Dabei versteht man unter Präqualifizierung die sogenannte "vorgelagerte auftragsunabhängige Prüfung der Eignungsnachweise durch Präqualifizierungsstellen (PQ-Stellen) nach festgelegten Kriterien insbesondere auf Basis der in § 6a VOB/A, § 6a EU VOB/A, § 6a VS VOB/A definierten Anforderungen". Durch eine Vorabprüfung der Unterlagen werden Flüchtigkeitsfehler vermieden, die dazu führen könnten, dass Bewerber ausgeschlossen werden. Dazu gehören zum Beispiel die fehlende Rechtsverbindlichkeit durch eine persönliche Unterschrift oder nicht zulässige Angaben zur Tätigkeit oder Leistungsfähigkeit. Die DQB Deutsche Gesellschaft für Qualifizierung und Bewertung in Wiesbaden ist seit langem Vorreiter bei der Digitalisierung der Präqualifikation. Es handelt sich um die einzige PQ-Stelle, bei der es die Möglichkeit gibt, über das hauseigene System alle Dokumente einzureichen. Das gilt für alle Unterlagen zum Neuantrag, aber auch für solche mit einer bereits bestehenden Präqualifikation.

Präqualifikation führt zur Eindämmung der Bürokratie

Damit die Digitalisierung weiter vorangetrieben wird, nimmt die DQB nun auch am Teilprojekts "Amtliches Verzeichnis (Präqualifizierung)" im EfA-Umsetzungsprojekt "Vergabe" des Landes Bremen teil. Hier sollen die Unternehmen in Zukunft zentral am Verfahren teilnehmen können. Die Anmeldung erfolgt durch ein einheitliches Unternehmerkonto. "Was vorher schon ein gern genutzter Service für unsere Kunden war, wurde ab 2020 zu einem Gamechancer", erklärt DQB-Geschäftsführerin Birgit Sommer. "Die Betriebe waren teilweise notbesetzt, die jeweiligen Sachbearbeiter im Homeoffice. In eigentlich allen Betrieben kam die Frage auf, wie nun weitergearbeitet werden soll." Das System ist erfolgreich, denn bisher wurden bereits 95 Prozent der Unterlagen digital eingereicht. Nur noch selten kommt ein Brief per Post in die Büros. Das Fazit ist, dass die Digitalisierung der Präqualifikation zur Entbürokratisierung führt. Sollten trotzdem noch Papierunterlagen gebraucht werden, ist das auch kein Problem.