Arbeitszeiten – Die Dokumentationspflichten nach dem MiLoG! Was gilt für Arbeitszeitkonten?

Gemäß § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) sind Arbeitgeber verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu dokumentieren. Diese Aufzeichnungen sind zwei Jahre lang aufzubewahren. Das betrifft zunächst alle in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen, insbesondere Betriebe aus dem Baugewerbe (Bauhaupt- und Baunebengewerbe), Gebäudereiniger und die Fleischwirtschaft! Darüber hinaus gilt die Dokumentationspflicht branchenunabhängig für alle geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer („Minijobber“).

Diese so dokumentierten Arbeitszeiten müssen spätestens im Folgemonat abgegolten werden. Bei Überstunden kann dies u.U. aber auch durch Einstellung in Arbeitszeitkonten erfolgen. Welche konkreten Auswirkungen die Dokumentationspflicht hat und wie zukünftig mit Arbeitszeitkonten umzugehen ist, erfahren Sie im folgenden Merkblatt.

1. Dokumentationspflichten

Die Dokumentationspflicht gemäß § 17 MiLoG gilt für alle Arbeitnehmer eines Betriebes. Die Neuregelung wirkt sich im Wesentlichen auf solche Betriebe aus, die bislang nicht bereits durch Tarifverträge einer solchen Dokumentationspflicht unterlagen bzw. erweitert den bisherigen Umfang auf alle Arbeitnehmer eines Betriebes. Darunter fallen u.a. das SHK-Handwerk und Metallbauer. Aber auch das Fleischerhandwerk ist nunmehr dokumentationspflichtig. Es müssen der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Erst ab einem Gehalt von 2.958,00€ entfällt die Aufzeichnungspflicht.  In diesem Fall müssen aber Überstunden zwingend dokumentiert werden.

Für Betriebe, die bislang schon einem allgemeinverbindlichen Tarifvertrag unterlagen (z.B. Bau- , Maler-, Steinmetz-, Elektro- oder Friseurbetriebe), gelten bereits Dokumentationspflichten.

Hier ergeben sich Änderungen, wenn bestimmte Arbeitnehmergruppen bislang nicht vom Tarifvertrag erfasst wurden, z.B. kaufmännisch-technische Angestellte oder Reinigungskräfte oder Fahrzeuglackierer in Betrieben des Malerhandwerks! Auch für diese Personengruppen besteht nun eine Aufzeichnungspflicht.

Praxistipp
Mangels gesetzlicher Formvorschriften, kann die Dokumentation digital oder handschriftlich erfolgen. Die Auflistung muss jedoch in deutscher Sprache sein!

Die Arbeitszeiten müssen binnen 7 Tagen aufgezeichnet und für insgesamt zwei Jahre durch den Arbeitgeber aufbewahrt werden. Die Dokumentation kann auch durch die Arbeitnehmer direkt erfolgen. Der Arbeitgeber bleibt in diesem Fall zur Kontrolle der Aufzeichnungen verpflichtet.

Bei einer Kontrolle durch den Zoll, muss der Arbeitgeber alle erforderlichen Unterlagen zum Nachweis der Einhaltung des Mindestlohn bereit halten.

Praxistipp
„Erforderliche Unterlagen“ sind weit zu fassen und betreffen neben den Aufzeichnungen zur  Arbeitszeit bspw. auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Krankheitszeiten, Sondervergütungen, Unterlagen zu Arbeitszeitkonten etc.  Es muss anhand der Unterlagen die tatsächliche Arbeitszeit und das dafür gezahlte Entgelt berechnet werden können!

Achtung
Verstöße gegen die Dokumentationspflichten können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 € belangt werden! Auch bei Übertragung der Dokumentationspflicht auf den Arbeitnehmer bleibt der Arbeitgeber Adressat des Bußgeldes!

Kostenloser Download
Dokumentation der täglichen Arbeitszeit

2. Arbeitszeitkonten

Gemäß § 2 MiLoG müssen Arbeitgeber die Arbeitsleistung spätestens im Folgemonat vergüten. Entweder mit dem gesetzlichen oder dem tariflichen Mindestlohn. Probleme hierbei entstehen bei der Führung von Arbeitszeitkonten. Durch das Ansparen der Arbeitszeit würde gerade keine Vergütung im Folgemonat erfolgen. Um die praktische Relevanz solcher Arbeitszeitkonten nicht zu beeinträchtigen, sieht das Gesetz gemäß § 2 Abs. 2 MiLoG die Möglichkeit abweichender Vergütungszeiträume vor:

• Überstunden können auf ein schriftlich (!) vereinbartes Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden,
• die Überstunden müssen binnen 12 Monaten durch bezahlte Freizeit oder Zahlung ausgeglichen werden,
• die Überstunden dürfen nicht mehr als die Hälfte der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit übersteigen und
• bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, muss der Arbeitgeber die Überstunden spätestens im Folgemonat nach Beendigung ausgleichen.

Bei Beachtung dieser Voraussetzungen sind also Arbeitszeitkonten auch weiterhin möglich.

Praxistipp
Die zeitliche Beschränkung auf 12 Monate gilt nur dann, wenn die Überstunden nicht bereits durch das „normale“ Entgelt abgegolten sind. Dass heißt, ist die Vergütung bereits so hoch, dass die Überstunden rechnerisch 8,50 € erreichen, kann die Mehrarbeit auch länger in das Konto eingestellt werden!

Die Regelungen zu Arbeitszeitkonten nach dem MiLoG und hierbei insbesondere die Ausgleichspflicht von 12 Monaten, erfordern ggf. eine Anpassung bereits bestehender Vereinbarungen. Die gesetzlichen Vorgaben sind zwingend, sodass weder durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder durch einzelvertragliche Abreden ein längerer Zeitraum vereinbart werden kann.

Praxistipp
Sollten Sie Arbeitszeitkonten für Ihre Mitarbeiter führen und der einschlägige Tarifvertrag und/ oder Ihr Arbeitsvertrag eine längere Ausgleichsfrist vorsehen, müssen Sie den Arbeitsvertrag entsprechend anpassen. Dies kann zum Beispiel durch einen Änderungsvertrag erfolgen.

Die Dokumentationspflicht greift auch in diesem Zusammenhang ein. So kann nur durch die genaue Aufzeichnung erfasst werden welche Arbeitszeiten tatsächlich Überstunden sind und wann genau diese erbracht worden sind. Entsprechend beginnt dann wiederum der 12-Monatszeitraum! 

Praxistipp
Im Rahmen der Arbeitszeitkontenvereinbarung sollte eine Regelung aufgenommen werden, wonach die in das Konto eingestellten Überstunden vorrangig abzubauen sind. Diese Zeiten also zuerst zu tilgen sind, bevor andere Freizeit genommen werden kann. So kann eine „Zwangsauszahlung“ im späteren Verlauf, etwa bei Beendigung, vermieden werden. Idealer Weise sollte auch eine Vereinbarung aufgenommen werden, wonach das Arbeitszeitkonto einmal im 12 Monatszeitraum auf „0“ gesetzt werden kann.