Kampf dem Schreibtisch-Chaos

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Das Genie beherrscht das Chaos

Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen? Fehlanzeige. Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wie viel Zeit für das lästige Suchen und das Aufräumen drauf geht? Für das Aufräumen werden in einem Büro pro Monat nicht weniger als 70 Stunden eingesetzt, für das Suchen vermutlich noch viel mehr.

Grund genug, einmal über das vielgeliebte „kreative Chaos“ nachzudenken. Klar ist, das Suchen wichtiger Unterlagen kann Nerven, Zeit und nicht zuletzt auch Geld kosten. Dem entgehen Sie mit einem effektiven Ordnungs- und Ablagesystem.

Woran erkennen Sie, ob es Zeit zum Aufräumen ist?

Sie suchen nach Telefonnummern, Mitschriften oder Notizen – erfolglos. Irgendwann taucht das Gesuchte plötzlich wieder auf.

Überall, am Monitor, an der Lampe oder der Schreibtischunterlage kleben Haftnotizen – entweder uralte oder nicht lesbare.

Rund um den Schreibtisch sowie darauf türmen sich Papierstapel, kurz vor dem Umfallen, die alle noch durchgesehen werden müssen.

Ordnung in vier Schritten

Wie bringen Sie Ordnung in das bestehende Chaos? Mit dem Vier-Schritte-System, wobei Stück für Stück Unnötiges aussortiert und Wichtiges sortiert wird.

1. Jeden Stapel und jede Schublade umwälzen. Entscheiden Sie sofort, ob Sie ein Dokument noch benötigen. Wichtige Dokumente ablegen, unwichtige kommen in den Papierkorb.

2. Aufzubewahrende Unterlagen sortieren in verschiedene Ordnungssysteme. Terminsachen und Briefe kommen in Ablagesysteme, die sich nach Wochen, Monaten oder Jahren unterteilen lassen. Andere Unterlagen werden nach dem Inhalt sortiert, z. B. Versicherungsunterlagen, Telefonunterlagen usw.

3. Mappen, Ordner und Ablagen nicht mit „wichtig“, „zum Aufheben“, „Information“ usw. beschriften. Später weiß keiner mehr, was sich dahinter versteckt.

4. Wenn alle Dokumente sortiert sind, muss das System nur durchgehalten werden. Aktuelle Dokumente beurteilen Sie möglichst sofort nach Ihrer Wichtigkeit. Sie kommen in einen bestehenden oder neuen Ordner oder werden aussortiert.