Vorbereitung einer Geschäftsreise

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Pauline, pixelio (Diplomatenkoffer)

Im Vorfeld einer jeden Geschäftsreise sind grundlegende Überlegungen und Vorbereitungen notwendig, denn diese wirken sich auf den gesamten Ablauf der Geschäftsreise aus. Die richtige Vorbereitung kann zum Einen eine hohe Effizienz und Nachhaltigkeit für das Unternehmen erbringen und zum Anderen auch die Kosten der Geschäftsreise im Überschaubaren halten.

Die gesamte Vorbereitung der Geschäftsreise sollte davon abhängig gemacht werden, welche Entfernung  während der Geschäftsreise vom Reisenden zurücklegt werden muss und welche Position und regulären Aufgaben dieser in einem Unternehmen einnimmt.

Es sollten zuerst ein Reiseplan und eine Checkliste erstellt werden, in denen man die unterschiedlichen Aspekte einer Geschäftsreise zusammenträgt. Im Reiseplan sollte der Ablauf der Geschäftsreise festgelegt und genauestens terminiert werden. Die Checkliste dient zur ordnungsgemäßen Zusammenstellung der Geschäftsunterlagen und zur Überprüfung aller relevanten Dokumente, die der Reisende eventuell benötigt. 

Eine Vertretung des Reisenden für den Reisezeitraum sollte gesichert sein, um die organisatorischen Abläufe während einer Geschäftsreise in einem Unternehmen nicht einzuschränken. Sollte dies nicht möglich sein, besteht die Möglichkeit vorab Termine für Telefonate und E-Mails in die Zeitplanung mit einfließen zu lassen. Somit kann eine optimale Kommunikation gesichert werden.

Zudem sollten bei der optimalen  Planung Aspekte wie zum Beispiel, die Währung des bereisten Landes, Zeitverschiebungen, Unterbringungsmöglichkeiten, Verpflegung vor Ort und auch die Klimabedingungen sowie die Fortbewegungsmittel mit einbezogen werden.

Es sollte auch vorab überprüft und geklärt werden, wie die Kommunikationsmöglichkeiten vor Ort sind und ob der Reisende eventuell ein repräsentatives Büro, in dem er seine Geschäftspartner empfangen kann benötigt. Auch die Verständigung sollte sichergestellt werden und eventuell ein Dolmetscher organsiert werden.