Betriebskosten senken - Ratgeber für Unternehmer

Betriebskosten senken - Ratgeber für Unternehmer
Foto: Andreas Morlok / pixelio.de

Es ist natürlich jedem Unternehmer bewusst: Kosten sind ein genauso wichtiger Faktor für den Erfolg eines Betriebes wie die Erlöse. Die Betriebskosten und Ausgaben sind letztendlich entscheidend für die Einnahmen, daher lohnt sich bei jeder Art von Unternehmen eine Kostenanalyse. Auch kleinste Einsparungen können auf Dauer lohnenswert sein, wenn beispielsweise eine Prognose auf zehn Jahre aufgestellt wird.

Da Kosteneinsparungen jedoch häufig mit der Änderung von lang angestammten Prozessen einher gehen, fällt es vielen Geschäftsführern schwer, den Aufwand zu rechtfertigen oder überhaupt Zeit für die Analyse zu finden. Das Ergebnis: Es wird einfach so weiter gemacht, wie bisher – schließlich läuft ja alles mehr oder weniger gut.

Allerdings bedeutet dies im Umkehrschluss, dass dauerhaft Geld verschwendet wird, das am Ende dem Unternehmen zu Gute kommen oder zumindest an sinnvolleren Stellen wie etwa Löhnen angewandt werden könnte.

Daher dient dieser Artikel dazu, übliche Probleme mit viel Einsparpotential zu sammeln und praktische Möglichkeiten vorzuschlagen.

Lagerkosten minimieren

Für handwerkliche Unternehmen, besonders im Baugewerbe, ist ein Materiallager unumgänglich. Meistens werden große Flächen auf dem Betriebsgelände dafür benötigt, was natürlich hohe Kosten für den Bau und Unterhalt verursacht.

Doch der Teufel und somit das Potential für Einsparungen, steckt meistens im Detail: Die Lagerverwaltung selbst ist oft nicht optimiert. Insbesondere, da eine stets gut gefüllte Lagerhalle die restliche Auftragsabwicklung einfach macht, kommt es hier häufig zu Verschwendungen. Damit immer alle Materialien, die benötigt werden könnten, sofort bereit liegen, wird gegebenenfalls zu viel angeschafft.

Ein Überbestand führt dazu, dass mehr Kapitel in brach liegenden Materialien gebunden ist. Bei häufig benötigten Werkstoffen kann es wichtig sein, dass sie ständig auf Lager sind, aber eine pauschale Bevorratung ist nicht effizient. Eine umfangreiche Inventur und Gebrauchsanalyse für alle Positionen kann Überbestand von selten benötigten Waren eliminieren. So können die Ausgaben für Lagerflächen minimiert werden.

Ein weiterer Problempunkt können Wertverluste sein. Rohstoffe mit flexiblen Kosten und mit der Zeit degradierende (oder überholte) Materialien, die dann letztendlich weggeworfen werden müssen, sind ein reiner Kostenfaktor ohne Profit.

Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems zur Lagerverwaltung kann schon bei kleineren Unternehmen auf Dauer zu großen Einsparungen führen, insbesondere wenn Informationen aus dem laufenden Betrieb sorgfältig analysiert werden.

Energiekosten senken

Einer der größten laufenden Kostenpunkte in jedem Unternehmen sind die Energiekosten. Je nach Branche fallen diese natürlich unterschiedlich aus: Wenn mehr Bürofläche oder Maschinen im Einsatz sind, sind die Stromkosten natürlich wesentlich höher.

An dieser Stelle gibt es viele Möglichkeiten zu Einsparungen, selbst wenn schon der günstigste Anbieter gefunden ist (dazu später mehr). An erster Stelle steht natürlich grundsätzlich die Sparsamkeit. Mitarbeiter sind dafür genauso verantwortlich, wie Geschäftsführer. Auch Wasserkosten können deutlich verringert werden, wenn die Belegschaft entsprechend darauf sensibilisiert ist.

Die Stromrechnung kann auf zwei Arten günstiger gehalten werden – ohne großen Aufwand sofort durch regelmäßiges Abschalten nicht benötigter Geräte:

  • Drucker
  • Kopierer
  • Licht
  • Computer und Bildschirme
  • Maschinen mit viel Stillstandzeit

Für langfristige Spareffekte sollten möglichst energieeffiziente Geräte angeschafft werden:

Wenn mit sparsamen Geräten bewusst umgegangen wird, ist dies auf Dauer auf der Stromrechnung spürbar.

Neue Energiekonzepte

Weitere moderne Konzepte für den Energiehaushalt sind natürlich etwas aufwendiger in der Implementierung, amortisieren sich aber für gewöhnlich relativ schnell. Die Nutzung der Dachflächen aller gewerblichen Immobilien für Solaranlagen ist eine beliebte Lösung. Mit gutem Grund:

Da die Fläche auf Werk- und Lagerhallen üblicherweise wesentlich größer ist, als auf privaten Wohnhäusern, lassen sich mit Photovoltaikanlagen höhere Mengen an Elektrizität erwirtschaften. Da diese (im Gegensatz zum Warmwasser bei Solarthermie) gegen Vergütung ins öffentliche Netz eingespeist werden kann, kann sogar Geld damit verdient werden. Der eigene Stromverbrauch von weniger energieintensiven Unternehmen kann gleichzeitig mit gedeckt werden – ein weiterer Einsparungspunkt.

Alternativ ist es auch möglich, Kosten durch die Vermietung der Dachflächen an Photovoltaik-Installateure auszugleichen. Dabei fallen im Unternehmen selbst keinerlei Kosten an – die PV-Anlage wird vollständig von einem Partner getragen, welcher auch die gewonnene Energie für sich verwendet. Dafür werden die Dachflächen kostenpflichtig vermietet – eine gute Verdienstmöglichkeit, die die ungenutzten Potentiale mit wenig Aufwand ausnutzt.

Partner und Vertragskosten

Jedes Unternehmen hat eine große Zahl laufender Kostenstellen für Dienstleistungen. Diese sind für die Geschäftsvorgänge essentiell und daher unvermeidlich. Dennoch können hier häufig Kosten gespart werden – indem mit detaillierten Vergleichen die preisgünstigsten Anbieter für die spezifischen Anforderungen des Betriebes ausgewählt werden. In der Summe kann man im Jahr somit viele Kosten sparen.

Darunter fallen:

  • Energiekosten: Strom, Gas …
  • Versicherungen
  • Kommunikation (Internet, Telefon, Firmenhandys)
  • Lieferanten
  • Fuhrpark
  • Ggf. Lieferanten

Besonders viele mittelständische Unternehmen suchen sich zu Beginn Vertragspartner für solche Leistungen und bleiben dann dabei, so lange alles gut läuft. Doch ein regelmäßiger Vergleich mit anderen Anbietern lohnt sich meistens. Vor allem Energiekosten und Preise für Telekommunikation ändern sich häufig, so dass der Versorger mit den günstigsten Konditionen alle paar Jahre ein anderer sein kann – mehrmaliges Wechseln kann sich daher trotz des Aufwandes lohnen.

Bezüglich Versicherungen lohnt sich hin und wieder eine Überprüfung der abgedeckten Policen und den tatsächlichen Anforderungen des realistischen Alltags im Unternehmen. Ein Experte kann dabei helfen, die Versicherungen zu prüfen, um eventuell auch Redundanzen auszuschließen.

Ausgaben für Einkauf der Rohstoffe oder Arbeitsmaterialien können bei sorgfältigem Vergleich ebenfalls auf günstigere Lieferanten umgelegt werden. Auch zu beachten: Ein in der Anschaffung billiger Fuhrpark ist nicht immer auch auf Dauer der günstigste. Behalten Sie immer die Effizienz im Hinterkopf, wenn sie sich für ein Fahrzeug entscheiden. Die genau richtige Anzahl an Nutzfahrzeugen, die perfekt für die Anforderungen ausgelegt sind, wird langfristig viel Geld sparen.

Keine Angst vor Umstellungen

Meistens sind die bisher genannten Potentiale zumindest teilweise bekannt – und dennoch werden sie nicht genutzt. In kleinen und mittelständischen Unternehmen haben die Geschäftsführer nicht selten das Gefühl, sich nie die Zeit für eine strategische Organisation der Ausgaben nehmen zu können. Daher kommt es beispielsweise zu langjährigem Verzug beim Wechsel des TK-Anbieters, was viel Geld kostet.

Es lohnt sich allerdings, aktiv die Kostenpolitik zu verfolgen und an den richtigen Stellen Ausgaben zu minimieren. Die Beauftragung eines Betriebskostenmanagers kann sich so gegebenenfalls sofort amortisieren. Diese Dienstleiser fügen zwar kurzfristig einen weiteren Kostenpunkt hinzu, sind aber Fachmänner auf ihrem Gebiet und können häufig große Sparpotentiale aufdecken, mit denen sie sich schnell bezahlt machen.

Es ist auch eine gute Idee, bei den Mitarbeitern Ideen für effektiveres Vorgehen anzufragen – schließlich arbeiten diese täglich unter den gegebenen Voraussetzungen und können verschwendetes Kapital so vielleicht am besten erkennen.

Wenn etwas an einer Stelle auffällt, wo zum aktuellen Zeitpunkt keine Veränderungen vorgenommen werden können, weil es zu einer möglichen Verzögerung in der Auftragslage kommen könnte, muss dies nicht bedeuten, dass eine Änderung nicht möglich ist. Ein Vermerk oder eine To-Do-Liste, um die Anpassung zum nächstmöglichen Zeitpunkt durchzuführen, stellt sicher, dass zu hohe Kosten nicht für eine längere Zeit als unbedingt nötig getragen werden.

Kleine Kostenpunkte summieren sich

Wer jetzt denkt, die Kostenstrategie im eigenen Unternehmen sei bereits nah an der höchstmöglichen Effizient, mag Recht haben – aber eine gründliche Überprüfung kann sich dennoch lohnen. Häufig gibt es nämlich keine großen, klar verschwenderischen Stellen, sondern es kommen viele kleinere Kostenpunkte zusammen, die allesamt geringfügig optimiert werden könnten.

So sind beispielsweise die Kosten für Computer und Büromaterial, auch bei Betrieben mit wenig Verwaltungsaufwand, nicht selten zu hoch. Gut zehn Prozent der Bürokosten können für gewöhnlich mit etwas Sorgfalt eingespart werden.

  • Entsorgungskosten durch Mülltrennung und Recycling
  • Kopierpapier, Schreibwaren
  • Alte Werbeverträge mit heute irrelevanten lokalen Printmedien
  • Toner bei Druckern: Graustufen-Einstellung

Heizungen um ein Grad Celsius herunter drehen kann ebenfalls über ein Jahr einen spürbaren Betrag einsparen. Achten Sie bei solchen Sparmaßnahmen aber stets auf das Wohl der Mitarbeiter. Wenn sich diese durch eine strikte Sparpolitik nicht mehr wohl fühlen, kann dies auf lange Sicht die Motivation und somit Arbeitsmoral beeinflussen – letztendlich ist es dann nicht lohnenswert.