Mehr Effizienz durch passende Büroausstattung

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Auch wenn Besitzer handwerklicher Betriebe einen Großteil ihrer Zeit außerhalb des Büros beim Kunden und auf Baustellen verbringen, ist die Erledigung der Verwaltungsaufgaben ein entscheidender Bereich der täglichen Arbeit. Die Summe der Arbeitszeit außerhalb des Büros und der Stunden, die am Arbeitsplatz verbracht werden, sollte hierbei eine gesunde Work-Life-Balance zulassen. Möglich ist dies vor allem, indem das Büro auf intelligente Art und Weise strukturiert und eingerichtet wird. Versäumt ein Unternehmer diesen wichtigen Schritt, so muss er nicht selten eine Verlängerung der Arbeitszeit in Kauf nehmen, da schon kleine Aufgaben mit einem erhöhten Zeitaufwand verbunden sind. Dabei ist es im Grunde ein Leichtes, das Meisterbüro so zu gestalten, dass Arbeitsabläufe der eigenen Effizienz und Produktivität nicht im Wege stehen.

Die Dokumente, die in einem Betrieb nahezu täglich anfallen, sind vielgestaltiger Natur. Eingehende Rechnungen für Arbeitsmaterialien, die Gehaltsabrechnungen der eigenen Mitarbeiter und auch ausgehende Rechnungen, die im weiteren Verlauf an den Kunden geschickt werden, ergeben in ihrer Gesamtheit eine nicht zu verachtende Menge. Da steuerrelevante Unterlagen sicher und vor allen Dingen auch dauerhaft aufbewahrt werden müssen, ist ein strukturiertes Ablagesystem das A und O. Je nach Art des Dokuments muss eine zehn- oder auch sechsjährige Aufbewahrungspflicht eingehalten werden. Laut der Handelskammer Hamburg gilt für Dokumente wie unter anderem

  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen
  • und Inventare

eine zehnjährige Pflicht, während geschäftliche Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Es kann daher große Probleme und auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn Dokumente im Laufe der Jahre verloren gehen, oder nicht fachgerecht aufbewahrt werden.

Strukturiert arbeiten mit cleveren Ablagesystemen

Es lohnt sich daher, der Ablage im Büro besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Wer seine Unterlagen nicht in digitaler Form archivieren möchte, sollte eine ausreichende Anzahl an Aktenordnern nutzen, die in ihrem Inneren chronologisch aufgebaut sind. So können wichtige Unterlagen im Handumdrehen wieder hervorgezogen und verwendet werden, ohne dass langes Suchen die Arbeitszeit unnötig verlängert. Somit ist der Umgang mit geschäftlichen Dokumenten ein entscheidendes Detail, wenn es um ein effizientes Zeitmanagement geht.

Eingehende oder gerade erstellte Dokumente sollten nicht allzu lange außerhalb der angelegten Ordner auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Verschiedene Ablagekörbe oder auch ein Hängeregister eignen sich perfekt, um die Unterlagen schon vor ihrer Einsortierung zu ordnen. Unternehmer sollten sich einmal wöchentlich mit der Ablage beschäftigen und Dokumente zu abgeschlossenen Vorgängen entsprechend ablegen. So wird eine unübersichtliche Papierflut auf dem Schreibtisch vermieden und auch der Verlust von Dokumenten wird verhindert.

Ausdrucke, die dem beruflichen Zweck gerecht werden

Da zum unternehmerischen Alltag nicht nur die eingehenden Unterlagen und Dokumente zählen, sondern auch solche, die vom Unternehmer selbst erstellt werden müssen, braucht es in jedem gut ausgestatteten Büro einen Drucker. Beim Kauf sind sich Unternehmer jedoch häufig unsicher, welche Form dieses Gerätes sich für die eigenen Zwecke am besten eignet. Grundsätzlich haben Unternehmer die Wahl zwischen einem Tintenstrahl oder einem Laserdrucker. Während Tintenstrahldrucker für Privatpersonen in aller Regel ausreichend sind, können sie im unternehmerischen Umfeld für unnötigen Zeitverlust sorgen. Der Grund hierfür ist die längere Druckdauer, da ein Tintenstrahldrucker jedes Dokument zeilenweise anfertigt, während der Laserdrucker eine Seite in nur einem Arbeitsschritt erledigt. Dies kann insbesondere bei einer sehr häufigen Nutzung des eigenen Druckers zu einer deutlichen Zeitersparnis führen.

Ein weiterer Punkt, der für Laserdrucker im geschäftlichen Umfeld spricht, ist laut dem Büroausstatter prindo auch die Qualität der Ausdrucke und ihre Haltbarkeit. Da zahlreiche Unterlagen wie bereits erwähnt, über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden müssen, ist auch ihre Haltbarkeit ein entscheidender Faktor. Bei einem Laserdrucker werden Dokumente erzeugt, die in den Bereichen der Wischfestigkeit und UV-Beständigkeit besonders hochwertig sind. So fällt auch die dauerhafte Archivierung von Dokumenten leichter, da der dokumentenechte Charakter die Einhaltung vorgegebener Fristen vereinfacht. Im Vergleich hierzu verblassen Ausdrucke eines Tintenstrahldruckers häufig schneller und verwischen leichter, was die Lesbarkeit der Unterlagen deutlich verschlechtern kann.

Auch wenn ein Laserdrucker in der Anschaffung zumeist etwas teurer als ein vergleichbarer Tintenstrahldrucker ist, so lohnt sich der Kauf in aller Regel. Die Vereinfachung einer fachgerechten Archivierung, das beschleunigte Druckverhalten und auch die Möglichkeit, hochwertige Ausdrucke an Kunden und Geschäftspartner zu versenden, sind Punkte, die ein Tintenstrahldrucker nur schwer erfüllen kann.

Ergonomie auch im Meisterbüro wichtig

Dass auch der Bereich der Ergonomie für ein angenehmeres und oft effizienteres Arbeiten im Büro eine entscheidende Rolle spielt, wird von Fachleuten immer wieder betont. So ist nicht nur die Ausstattung des eigenen Büros mit effizienten Geräten und einem leistungsstarken PC ein wichtiger Punkt auf dem Weg zu gesteigerter Produktivität. Unternehmer, die sich auch im Büro wohl fühlen und ihre sitzende Tätigkeit so angenehm wie möglich gestalten möchten, sollten daher auf bestimmte Details achten.

So ist ein individuell verstellbarer Schreibtischstuhl ein erster Schritt auf dem Weg zu mehr Ergonomie am Arbeitsplatz. Der Stuhl sollte so eingestellt werden, dass die Knie in einem 90 Grad Winkel gebeugt sind, während die Füße bequem auf dem Boden stehen. Der Rücken wird in gerader Haltung entlastet und die Arme sind ebenfalls im rechten Winkel gebeugt, während die Unterarme auf der Fläche des Schreibtisches aufliegen. Ein Abstand von fünfzig bis siebzig Zentimetern zwischen Kopf und PC-Monitor sorgt außerdem für eine entspannte Haltung des Nackens und entlastet die Augen.

Auch die Größe des Schreibtisches entscheidet über die Produktivität der eigenen Arbeit. „Der Schreibtisch ist mindestens 80 Zentimeter tief und 160 Zentimeter breit. Tischtiefen unter 80 Zentimeter gelten nicht als Arbeitsplatz, sondern als Ablagefläche.“ (Quelle: http://karrierebibel.de/ergonomie-arbeitsplatz-buero/) Es lohnt sich daher, einen Schreibtisch auszuwählen, dessen Fläche ausreichend Platz für Ablagekörbe und Arbeitsmaterialien bietet. Ist der Tisch zu klein, so sorgt dies nicht selten für Unübersichtlichkeit, was der Effizienz am Arbeitsplatz schadet. Wer zusätzliche Ablageflächen benötigt, kann einen weiteren Tisch im Büro aufstellen, um die Papierflut am Arbeitsplatz zu bändigen.

Zusätzlich sind regelmäßiges Lüften, eine natürliche Beleuchtung und eine angenehme Temperatur von 22 Grad Faktoren, die das Arbeiten im Büro erleichtern.

Weitere Informationen:
Tipps für die optimale Ergonomie am Arbeitsplatz
Zusätzliche Hinweise