Mit Rechnungen ist es so eine Sache. Rechnungen schreiben gehört für Handwerker zum Alltag. Wer sie richtig und rechtzeitig stellt, schafft gegenseitiges Vertrauen und beweist Verlässlichkeit. Niemand bezahlt sie gerne, trotzdem sind sie ein wichtiger Teil der Kundenbindung und können das gegenseitige Verhältnis positiv oder negativ beeinflussen. Wir haben hier ein paar Tipps aufgelistet, die beim Stellen von Rechnungen helfen.
Handwerker, die schlampige Rechnungen schreiben, die Leistungen nicht genau aufführen, die ohne Begründung und ohne Ankündigung das Doppelte abrechnen, verärgern ihre Kunden. Wer sich hingegen Zeit nimmt und Rechnungen nicht nur als Zahlungsaufforderung betrachtet, festigt das gegenseitige Vertrauen und zeigt, dass er ein hervorragender, verlässlicher Geschäftspartner ist. Die Mühe lohnt sich also. Die folgenden Tipps sollen helfen, damit Kunden noch zufriedener sind.
Bevor man seine Rechnung schreibt, sollten die Kunden deutlich darauf hingewiesen werden, wann man die Leistungen abrechnen werden. Am besten sagt man also rechtzeitig Bescheid, dass man direkt nach Ende der Arbeiten eine Rechnung schreiben wird oder dass man schon im Laufe der Arbeiten eine erste Rate haben möchte.
Es sollte rechtzeitig angekündigt werden, falls sich der ursprüngliche Kostenvoranschlag nicht einhalten lässt. Hier ist es wichtig, so genau wie möglich zu sein! Man sagt also ganz konkret, warum es teurer wird, welche zusätzlichen Materialien gebraucht werden und wie viele Arbeitsstunden zusätzlich berechnet werden. So schafft man Transparenz.Rechnungen sollten genau aufgeschlüsselt werden. Es bietet sich an, ausführlich zu beschreiben, welche Leistungen wann erbracht wurden und wie sich der Gesamtbetrag zusammensetzt. Denn: Im Idealfall sollten Kunden die Rechnung ohne Rückfragen nachvollziehen können.
Vor allem sollte der Kundennutzen zum Ausdruck kommen, und nicht nur die ausgeführten Leistungen. Wenn also die Fassade eines Wohnhauses gedämmt wurde, könnte man einen Abschlusssatz so formulieren:Lieber Herr Schmidt, wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie viele entspannte, warme Stunden im Winter und bedanken uns herzlich für den Auftrag. Falls Sie noch weitere Fragen haben, sind wir gerne für Sie da.
Rechnungen sollten zeitnah gestellt werden. Handelt es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen, muss spätestens sechs Monate nach Erstellung der Leistung eine Rechnung geschrieben worden sein. Bei Privatkunden gibt es so eine Frist nicht. Allerdings gilt: Je mehr Zeit verstreicht, desto schlechter kann sich der Kunde an die Details erinnern, und desto misstrauischer wird er, wenn die Rechnung schließlich kommt. Wer im Frühjahr sein Badezimmer sanieren lässt und erst zu Weihnachten eine Rechnung erhält, wird sich verständlicherweise ärgern.
Gesetzlich vorgegebene Angaben dürfen niemals bei der Rechnungsstellung vergessen werden. Dazu gehören beispielsweise Name, Anschrift, die Angaben des Kunden, die Steuer- oder Umsatz-Identifikationsnummer und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Nur so kann das Finanzamt sicherstellen, dass jede Rechnung nur einmal geschrieben wurde. Außerdem gehört der Steuersatz und der Steuerbetrag ausgewiesen. Eine Unterschrift ist dagegen nicht nötig.
Falls ein Kunde anruft: Wichtig ist, dass man sich Zeit nimmt, verständnisvoll reagiert und Fragen so nachvollziehbar wie möglich beantwortet. Probleme mit Reklamationen können immer mal wieder auftreten.
Autorenhinweis
Das Baubüro Magazin ist eine unabhängige Publikation der Kammann Rossi GmbH. Unser Redaktionsteam liefert stets aktuelle und praktisch verwertbare Hintergrundinformationen, Arbeitsmaterialien und Tipps, die Bauhandwerkern und kleineren Bauunternehmern dabei helfen, ihr wirtschaftliches Handeln zu optimieren und ihre Liquidität im Tagesgeschäft zu sichern.
Wir wissen, dass das Geschäft nicht immer leicht ist und dass Sie nicht Handwerker geworden sind, um Ihre Zeit im Büro zu verbringen. Deshalb sammeln wir alle Informationen, die Ihnen diesen Teil des Arbeitsalltags erleichtern, so dass Sie mehr Zeit dort verbringen können, wo Sie eigentlich sein möchten: auf der Baustelle.
Kammann Rossi GmbH, Maria-Hilf-Straße 15-17, 50677 Köln
Telefon: 0221-976541-0, Telefax: 0221-976541-52, http://www.kammannrossi.de
