Richtige Rechnungen zu stellen, ist kein Hexenwerk

Gerade am Bau ist die ordnungsgemäße Buchführung besonders zu beachten. Denn formelle Mängel, die gegen diese Grundsätze verstoßen, führen leicht dazu, dass das Finanzamt die vorgelegten Unterlagen nicht anerkennt. Dies gilt auch für die eigene Rechnungserstellung. Wer dabei die wichtigen Punkte berücksichtigt und entsprechende Fristen einhält, ist auf der sicheren Seite.

Wer seine Bücher korrekt führt, behält laufend den Überblick über seine Finanzen und kann seinen Jahresabschluss oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ohne größere Probleme erledigen. Auch auf eine eventuelle Betriebsprüfung ist man dann gut vorbereitet. Ein essentieller Bestandteil der Buchhaltung in der Baubranche sind Rechnungen. Diese sollten korrekt ausgestellt werden und die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Außerdem gibt es weitere Aspekte zu beachten.

Was muss das Dokument beinhalten?

Damit eine Rechnung rechtskräftig ist, müssen einige Pflichtangaben enthalten sein. Diese sind nachfolgend aufgelistet:

• Vollständige Anschrift des Leistungsgebers und -empfängers
• Steuer- oder Identifikationsnummer (UST-IdNr.)
• Datum der Ausstellung, der Leistungserbringung und des Zahlungsziels
• Rechnungsnummer, evtl. fortlaufend
• Art und Menge der erbrachten Leistungen oder der gelieferten Produkte
• Rechnungsbetrag
• Boni, Gutschriften, Rabatte oder Skonto
• Vermerk bzgl. der Aufbewahrungsfrist
• Ggf. Steuerbefreiung, etwa aufgrund der Kleinunternehmerregelung

Tipps zur Rechnungsstellung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen zu schreiben. Zum einen geht das mithilfe von Word oder Excel. Dort kann man Dokumente ganz individuell aufbauen und gestalten. Idealerweise sind sie gut strukturiert: Das Layout sollte schnörkellos sein und zum Stil des Unternehmens passen bzw. dem Corporate Design entsprechen. Allerdings sind diese Rechnungen in der Regel nicht GoDB konform, da sie die Anforderungen an die Erstellung von Geschäftsdokumenten und die Aufbewahrung der Daten nicht erfüllen. Aus diesem und weiteren Gründen ist eine Rechnungssoftware sinnvoll. Diese hilft bei vielen Aufgaben:

• Gesetzeskonforme Vorlagen für Rechnungen, Angebote, Aufträge etc.
• Verwaltung von Lieferanten- oder Kundeninformationen
• Übersicht über Zahlungseingänge und offene Posten
• Integriertes Mahnwesen, das automatisch Zahlungserinnerungen an Kunden sendet
• Tagesaktueller Überblick über Geschäftsprozesse, um Finanzen auswerten und planen zu können

Das hat einige Vorteile für Unternehmer. Schließlich spart man sich Zeit und Nerven, da man Rechnungen selbst als Laie recht unkompliziert erstellt. Zudem ist eine solche Software immer auf dem neuesten Gesetzesstand, da sie sich regelmäßig mithilfe von Updates aktualisiert. Wer sichergehen will, dass seine Rechnungen korrekt sind, erstellt diese also am besten mit einem entsprechenden Programm.

Folgende Fristen gilt es einzuhalten

• Ist die Leistung vollständig erledigt, hat man sechs Monate Zeit, um eine Rechnung dafür auszustellen und sie dem Kunden zukommen zu lassen.
• Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen beträgt in der Regel zehn Jahre. Ob man die Unterlagen klassisch in Papierform oder elektronisch archiviert, spielt keine Rolle.
• Rechnungen verjähren nach drei Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem diese ausgestellt wurden.

Zahlungsaufforderungen versenden

Natürlich kann man Rechnungen in Papierform erstellen und verschicken. Praktischer, schneller und kostengünstiger ist es aber, sie auf elektronischem Weg zu versenden. Selbst ohne digitale Signatur sind diese inzwischen gültig. Vorausgesetzt sie sind anhand derselben Vorgaben gestaltet wie eine Rechnung in Papierform. Eine Rechnung enthält personenbezogene Daten. Wie steht es in diesem Fall mit dem Datenschutz? Zum einen muss der Empfänger zustimmen, dass er eine Rechnung in elektronischer Form bekommt. Zum anderen sollte man die Unterlagen verschlüsselt verschicken.

Rechnungen korrigieren

Bei der Rechnungsstellung sollte man möglichst exakt vorgehen. Denn sind die Unterlagen fehlerhaft, lehnt ein Kunde es möglicherweise ab, zu bezahlen oder die gewünschten Produkte zu liefern. Außerdem bedeutet es Mehraufwand, eine Rechnung nachträglich zu korrigieren. Dafür gibt es zwei Wege:

1. Man storniert die Rechnung und verschickt eine berichtigte Fassung. Achtung: In diesem Fall ist eine neue Rechnungsnummer nötig, die sich auf die fehlerhafte bezieht.
2. Man erstellt eine Gutschrift bzw. Korrekturrechnung, wenn der Betrag bereits beglichen wurde. Somit neutralisiert man den Fehler.