Im Alltag ist es längst Routine: Beim Einchecken im Hotel, der Anmeldung im Fitnessstudio oder der Abholung eines Mietwagens wird der Personalausweis vorgezeigt – und nicht selten gleich kopiert oder eingescannt. Doch was vielen nicht bewusst ist: Genau das ist in vielen Fällen unzulässig. Bereits seit dem Jahr 2010 gelten klare gesetzliche Regelungen, die den Umgang mit dem Ausweisdokument einschränken. Verstöße können zu Datenschutzproblemen führen und zu einem erhöhten Risiko für Identitätsmissbrauch.
Hintergrund der strengeren Gesetzeslage ist der elektronische Personalausweis, der seit seiner Einführung als vielseitiges Speichermedium dient. Neben den sichtbaren Daten wie Name, Anschrift und Geburtsdatum enthält der Ausweis auch digitale Informationen, die für die Online-Identifikation und sichere digitale Signaturen genutzt werden können. Doch auch ohne den elektronischen Chip birgt jeder Ausweis persönliche Informationen, deren Weitergabe in die falschen Hände fatale Folgen haben kann. „Sind die Daten einmal in Umlauf, lässt sich ihre Verbreitung oft nur schwer stoppen“, warnt Sascha Nuß, Jurist bei der R+V Versicherung. „Das verschärfte Personalausweisgesetz soll vor Missbrauch schützen.“
Ausweis darf nicht als Pfand verwendet werden
In der Bauwirtschaft, wo häufig Subunternehmer, neue Lieferanten oder temporäre Arbeitskräfte auf der Baustelle angemeldet werden, stellt sich regelmäßig die Frage nach der Identifikation. Doch auch hier ist Vorsicht geboten: Nur Behörden, Banken und Telekommunikationsunternehmen dürfen eine Kopie des Personalausweises verlangen – und selbst dann nur unter strengen Bedingungen. „Alle anderen dürfen sich den Ausweis zeigen lassen, um die Identität und Anschrift zu überprüfen. Die Anfertigung von Kopien ist jedoch in der Regel nur mit Zustimmung betroffenen Person erlaubt“, erklärt Nuß weiter. Auch als Pfand darf das Dokument keinesfalls einbehalten werden – das ist sogar explizit verboten.
Tipps zur datenschutzkonformen Nutzung
Für Unternehmen bedeutet das: keine Kopien ohne Einwilligung, keine Archivierung sensibler Daten ohne rechtliche Grundlage. Wer dennoch auf eine Kopie angewiesen ist, sollte nicht erforderliche Daten wie Geburtsort oder Ausweisnummer schwärzen und den Hinweis „Kopie“ deutlich sichtbar anbringen. Die Modernisierung des Ausweissystems zum Mai 2025 bringt zudem neue Anforderungen: Ab diesem Zeitpunkt sind nur noch digitale Passbilder zulässig – ein weiterer Schritt in Richtung sicherer Identitätsnachweise. Bauunternehmen und Handwerksbetriebe sind gut beraten, ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen, um rechtssicher zu agieren und die sensiblen Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter zu schützen.
