Bei Weihnachtsfeiern und anderen Betriebsfeiern Steuerfallen vermeiden

Die Finanzämter prüfen gerne, ob die Betriebsfeier nicht etwas zu großzügig ausgefallen ist. Hier können schon kleine Überschreitungen der zulässigen Höchstgrenzen zu lästigen Nachforderungen von Steuern und Sozialabgaben führen. Es lohnt sich daher, sich schon bei der Planung rechtzeitig zu informieren.

Grundsätzlich kann der Unternehmer die Kosten einer Betriebsfeier steuerlich absetzen. Hierzu gehören Speisen und Getränke, Raummiete, Honorare für Künstler und ihre Darbietungen sowie  Eintrittskarten für kulturelle (z. B. Theater) oder sportliche Veranstaltungen (z. B. Bowlingbahn), Geschenke bis 40 Euro sowie Fahrtkosten für An- und Abreise mit Bahn oder Bus oder für Erlebnisfahrten (Reisebusse, Ausflugdampfer usw.). Wichtig ist, dass insgesamt der Charakter einer Betriebsfeier besteht, das bloße zur Verfügung stellen von Eintrittskarten gilt nicht als Betriebsfeier.

Die Aufwendungen für die Betriebsfeier oder den Betriebsausflug dürfen  jedoch nicht mehr als 110 Euro (brutto) pro Mitarbeiter betragen – also  inklusive Mehrwert­steuer. Hier wird oft brutto und netto verwechselt, was dann bei Betriebsprüfungen zu unliebsamen Überraschungen führt. Denn wenn dieser Betrag auch nur um einen Euro überschritten wird, handelt es sich in vollem Umfang um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der Unternehmer steht in diesem Falle vor der Wahl sich entweder den Unmut der Mitarbeiter zuzuziehen, wenn diese auf die gesamten Kosten Lohnsteuer und Sozialabga­ben entrichten müssen, oder aber selbst 25 Prozent Pauschalsteu­ern, bezogen auf die Kosten, an das Finanzamt abzuführen. In der Praxis wird dabei stets die pauschale Nachversteuerung gewählt, um den Mitarbeitern die Freude an der Betriebsfeier nicht nachträglich zu verderben.

Wichtig ist, dass die 110-Euro-Grenze pro Mitarbeiter des Betriebes und nicht pro Teilnehmer an einer Feier gilt. Entscheidend ist dieses beispielsweise, wenn Angehörige der Mitarbeiter eben­falls eingeladen werden. Ein Beispiel: 10 Firmenmitarbeiter und 5 Angehörige nehmen an einer Weihnachtsfeier teil. Die Obergrenze für die Kosten dieser Feier, ohne dass Steuern und Sozialabgaben für die Mitarbeiter anfallen und ohne dass der Betrieb eine 25-prozentige Pauschalsteuer abführen muss, liegt hier bei 1.100 Euro (10 x 110 Euro) und nicht bei 1.650 Euro (15 x 110 Euro).

Es kommt aber durchaus vor, dass nun einmal die ausgesuchte Feier doch etwas teurer ist als die steuerliche Höchstgrenze. In diesem Fall kann bei richtiger Gestaltung zumindest der steuerliche Höchstbetrag gerettet werden: Liegen die Kosten einer solchen Veranstaltung beispielsweise bei 1.500,00 Euro, müssten sich die Mitarbeiter mit einem entsprechenden Eigenanteil (bei 10 Mitarbeitern also jeweils 40,00 Euro an den Kosten beteiligen, um diese auf einen Durchschnittssatz von 110 Euro pro Mitarbeiter zu senken. Möglich ist auch, von den teilnehmenden Angehö­rigen der Mitarbeiter eine entsprechende Kostenbeteiligung zu verlangen. Im Beispiel wären dieses 80 Euro pro zusätzlichem Gast. Ebenso möglich ist natürlich auch jede andere Verteilung, solange nur die 110 Euro-Grenze pro Mitarbeiter eingehalten wird. Eine Selbstverpflichtung zur Kostenübernahme müssen die Mitarbeiter allerdings unbedingt vor der Betriebsfeier abgeben und unterschreiben, denn eine nachträgliche Selbstverpflichtung wird vom Finanzamt nicht anerkannt. In derartigen Fällen sollte im Hinblick auf kommende Betriebsprüfungen stets eine entsprechende Dokumentation erfolgen.

In einem Jahr werden vom Finanzamt zwei Feiern anerkannt. Die Teilnahme an diesen Veranstaltungen muss dabei grundsätzlich allen Mitarbeitern zustehen. Eine Beschränkung auf eine bestimmte Gruppe oder einzelne Abteilungen wird vom Finanzamt nur in besonderen Ausnahmefällen, wenn überzeugende organisatorischen Gründe vorgebracht werden können (z.B. Großunternehmen), akzeptiert.

In Zweifelsfällen empfehlen wir sich rechtzeitig vor einer Betriebsfeier mit Ihrem Steuerberater in Verbindung zu setzen.