Anlässlich eines Vortrags der Junioren des Handwerks, Regionalverband bei der Handwerkskammer Südwestfalen, wurden circa 35 Handwerksunternehmer über elektronische Rechnungen und Abläufe im Büro informiert. Grund dafür war, dass vielen Unternehmen gar nicht bewusst ist, wie sie mit elektronischen Rechnungen umgehen müssen und vor allem, welche Auswirkungen sie auf den Geschäftsbetrieb haben können.
Vielen ist nicht bekannt, dass sie ihren Anspruch auf Vorsteuerabzug verlieren, wenn sie eine elektronische erhaltene Rechnung, zum Beispiel als E-Mail, ausrucken und wie eine normale postalisch zugestellte Rechnung einfach ablegen. Dennoch ist die Zustellung von elektronischen Rechnungen immer auch eine Kostenersparnis der Unternehmen, weshalb sie gerne angewendet wird. Aus diesem Grund sind die sogenannten e-Rechnungen auch Teil der europaweiten Umstellung auf elektronische Geschäftsprozesse. Nicht nur wegen der kosten ist das eine wahre Erleichterung sondern auch für die Finanzverwaltung. Diese vereinfachen sich die elektronische Betriebsprüfung, bei der sämtliche Buchungen mittels statistischer Methoden ausführlichen Quervergleichen unterzogen werden.
Wichtig bei Erhalt von e-Rechnungen ist die Prüfung auf Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit des Dokuments. Darüber hinaus gilt die e-Rechnung mit Versendung als zugestellt. Für die Umstellung gelten in diesem Jahr zwei Regelungen, mit Stichtag 30. Juni. Vor diesem Termin wird der Vorsteuerabzug vom Finanzamt nur bei mit elektronischen Verfahren geprüfte Rechnungen akzeptiert. Durch das im September dieses Jahres beschlossene Steuervereinfachungsgesetz wurde dieses Vorgehen geändert. Ab 1. Juli 2011 dürfen e-Rechnungen genauso wie einfache Papierrechnungen geprüft werden. Anzumerken ist jedoch, dass es seitens des Finanzamts bei den akzeptierten innerbetrieblichen Kontrollverfahren keine Rechtssicherheit diesbezüglich gäbe.
Trotz der Vereinfachung gilt nach wie vor die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Dokumente, dazu gehören auch e-Rechnungen. Wichtig ist auch, dass der Ausdruck des e-Dokuments für das Finanzamt nicht ausreichend ist. Das Programm, mit dem die Datei zugestellt wurde, muss dem Finanzamt ebenfalls zugänglich gemacht werden.
