Die E-Rechnung sollte Bauunternehmen und Handwerksbetriebe entlasten und Verwaltungsprozesse beschleunigen. Doch die Praxis zeigt derzeit ein anderes Bild. Eine aktuelle Umfrage offenbart hohe Einführungskosten, technische Probleme und zusätzliche Arbeitsabläufe. Vor allem kleine und mittelständische Betriebe kämpfen mit mehr Aufwand statt mehr Effizienz und bleiben deshalb bislang deutlich hinter den Erwartungen an die Digitalisierung zurück. Damit könnte die E-Rechnung für die Bauwirtschaft eher zum Bürokratie- statt zum Digitalisierungsschub werden.
Seit Anfang 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Gerade für kleine und mittelständische Bauunternehmen und Handwerksbetriebe bedeutet das tiefgreifende Veränderungen bei kaufmännischen Abläufen. Rechnungen müssen nicht mehr nur erstellt und geprüft werden, sondern in vielen Fällen auch in bestehende Softwarelandschaften integriert und mit unterschiedlichen Datenformaten verarbeitet werden. In der Praxis entstehen dadurch jedoch oft neue Probleme statt effizienterer Prozesse. Dabei sollte die E-Rechnung eigentlich die Prozesse vereinfachen, Abläufe automatisieren und den Verwaltungsaufwand in Betrieben reduzieren. Doch die Realität in vielen Handwerksunternehmen und Baubetrieben sieht derzeit anders aus. Eine aktuelle Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) zeigt, dass die Einführung der E-Rechnung bislang vielfach nicht als Erleichterung, sondern als zusätzliche Belastung wahrgenommen wird. Hohe Kosten, technische Hürden und parallele Arbeitsprozesse sorgen dafür, dass viele Betriebe noch weit vom versprochenen Digitalisierungsschub entfernt sind.
Zusätzliche Kosten und technische Hürden bremsen Betriebe
Nach Zahlen der ZDH-Umfrage erhielten die befragten Betriebe im vergangenen Jahr durchschnittlich rund 1.200 Eingangsrechnungen. Allerdings lag lediglich etwa die Hälfte davon als E-Rechnung vor. Gleichzeitig erstellt bislang nur gut ein Drittel der Unternehmen selbst elektronische Rechnungen. Das führt dazu, dass digitale und klassische Prozesse parallel laufen und entsprechenden Mehraufwand verursachen. Besonders kritisch sehen viele Unternehmen den tatsächlichen Aufwand bei der Umsetzung. Rund die Hälfte der befragten Betriebe bewertet sowohl den Empfang als auch die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen als aufwendiger als die bisher üblichen PDF-Rechnungen. Hinzu kommen Investitionen in Software, IT-Anpassungen und externe Unterstützung. „Die Umfrageergebnisse zeigen sehr deutlich, dass die E-Rechnung in den Betrieben noch nicht dort angekommen ist, wo sie politisch bereits verortet wird“, bestätigt ZDH-Generalsekretär Holger Schwannecke, „Statt spürbarer Entlastung erleben viele Handwerksbetriebe aktuell vor allem mehr Aufwand, zusätzliche Kosten und technische Hemmnisse. Gerade kleine und mittlere Betriebe stoßen bei der Umsetzung an ihre Grenzen, und zwar nicht wegen mangelnder Bereitschaft der Betriebe, sondern wegen technischer Hürden, auf die die Betriebe keinen Einfluss haben.“ Zu den häufigsten Problemen zählen laut Umfrage nicht valide Rechnungen, Schwierigkeiten beim Auslesen von Daten sowie Abweichungen zwischen Datensätzen und lesbaren PDF-Darstellungen. Zusätzlich liegen die einmaligen Einführungskosten durchschnittlich bei knapp 3.000 Euro.
Forderung nach einheitlichen Standards bei E-Rechnungen
Aus Sicht des Handwerks sind nun schnelle Nachbesserungen erforderlich. „Ohne einheitliche Vorgaben für die Nutzung der E-Rechnungsfelder, ein allgemeingültiges staatliches Validierungstool und gezielte Unterstützung wird die E-Rechnung ihr eigentliches Potenzial – nämlich effizientere und automatisierte Prozesse – kurzfristig nicht entfalten können“, prognostiziert Schwannecke und fordert klare Regeln und technische Unterstützung. Für die Bauwirtschaft könnte die Entwicklung entscheidend werden. Rechnungsprozesse gehören zu den zentralen Verwaltungsaufgaben auf Baustellen und in Handwerksbetrieben. Wenn Digitalisierung zusätzliche Komplexität erzeugt, statt Abläufe zu beschleunigen, drohen Zeitverluste und steigende Kosten. Das fällt genau in eine Phase, in der Effizienz und Produktivität für viele Unternehmen wichtiger werden denn je.
