Frühzeitige Urlaubsplanung ratsam

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Foto: D.A.S. Rechtsschutzversicherung

Das neue Jahr hat begonnen und mit ihm auch wieder die Frage nach dem Urlaub. Es empfiehlt sich grundsätzlich, seine Urlaubsplanung so früh wie möglich vorzunehmen. Letztlich muss man sich in der Regel immer mit anderen absprechen oder betriebliche Belange berücksichtigen. Und obwohl  sich diese Herausforderung jedes Jahr aufs Neue wiederholt, können die Urlaubsplanungen im Betrieb immer wieder sehr mühsam sein. Eine frühzeitige Planung ist also das Eine. Eine ebenfalls zeitlich optimale Abstimmung mit den jeweiligen Betroffenen aber eben auch.

Das Thema Urlaub kann in vielen Betrieben zu einem echten Streitthema werden. Natürlich hat jeder Arbeitnehmer seinen Anspruch auf Erholungsurlaub. Dennoch fühlen sich einige Beschäftigte unter Umständen benachteiligt, weil ihren Wünschen wohlmöglich nicht nachgekommen wird. Diese Situation lässt sich aus der Erfahrung heraus nur bewältigen, wenn alle an einem Strang ziehen und von Beginn der Urlaubsplanung miteinander über ihre Vorstellungen sprechen.

Betriebe können und sollten die Absprachen zur Urlaubsplanung selbstverständlich im ersten Schritt erst einmal ihren Beschäftigten allein überlassen. Sollte es dann jedoch zu Überschneidungen kommen, die sich nicht vereinbaren lassen oder andere Gründe für einen geplanten Urlaub sprechen, so muss der Chef in solchen Fällen bei der Koordination der gesamten Urlaubsplanung durchaus tätig werden.

Die D.A.S. Rechtsschutzversicherung rät Betrieben daher, sich genau zu informieren, welche Rechte jeder Beschäftigte hat und wie sich diese am besten mit allen Belangen koordinieren lassen können. So sollten Betriebe in jedem Fall beachten, dass Arbeitnehmern nach §7 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz BurlG ein Recht auf einen möglichst zusammenhängenden Urlaub haben. Das Minimum liegt hier bei zwölf aufeinanderfolgenden Werktagen. Natürlich sollte vor allem bei langen Urlauben über mehrere Wochen dabei Rücksicht genommen werden, ob betriebliche Belange in Gefahr sind.

So wichtig betriebliche Belange allerdings sind, so gilt es auch hier auf Besonderheiten zu achten. Ist demnach ein Urlaub bereits gebucht und es ergeben sich danach wichtige Gründe im Betrieb, die die Anwesenheit des Mitarbeiters erfordern, kann man ihn um Stornierung seines Urlaubes  oder Rückkehr aus selbigen bitten. Zwingen kann man den Arbeitnehmer jedoch in keinem Fall. Sollte der Beschäftigte dann zustimmen, so steht ihm die Erstattung der entstehenden Kosten wegen der Stornierung sowie der möglicherweise notwendigen Rückkehr aus dem bereits gebuchten Urlaub zu. Diese Kosten hat der Arbeitgeber zu tragen. Wichtig ist für Betriebe auch, dass ein Rückruf aus dem gesetzlich geregelten Mindesturlaub auch dann nicht gestattet ist, wenn er vertraglich vereinbart wurde. Geht es um Urlaubstage, die über das Mindestmaß hinausgehen, sind vertragliche Absprachen erlaubt (BAG, Az 9 AZR 405/99).

Neben den betrieblichen Belangen bei der Urlaubsplanung ist aber auch den Wünschen der Arbeitnehmer selbst durchaus Beachtung zu schenken. So regelt es zumindest  §7 Abs. 1 BurlG. Dabei konzentriert sich das Gesetz sowohl auf den gewünschten Zeitpunkt, wie auch die Dauer des Urlaubs. Wer also beispielsweise schulpflichtige Kinder hat, sollte entsprechend bevorzugt in den Schulferien Urlaub nehmen dürfen.

Normalerweise finden Arbeitnehmer untereinander stets eine Lösung bei der Urlaubsplanung, gegebenenfalls auch in Absprache mit dem Chef. Sollte keinerlei Einigung möglich sein, so kann unter Umständen auch der Betriebsrat – sofern vorhanden – über den Urlaub entscheiden. Dies ist ihm gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz BetrVG nämlich gestattet. Dabei wird ein Schiedsgericht aus Mitgliedern des Betriebsrats, Vertretern des Arbeitgebers sowie einem neutralen Vorsitzenden (§ 76 BetrVG) gewählt.

Allgemein gilt, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr komplett genommen werden sollte. Aus diesem Grund ist es ratsam, rechtzeitig und vorausschauend zu planen. Wenn nun aber Resturlaub ins neue Jahr mitgenommen wird, ganz gleich aus welchen Gründen, so können diese Tage gemäß § 7 Abs. 3 BurlG in den ersten drei Monaten des Folgejahres beansprucht werden. Danach verfällt der Resturlaub jedoch, sofern es keine separaten betrieblichen Regelungen gibt.

Wer nun aber auch innerhalb dieser Frist bis zum 31.03. des Folgejahres keinen Urlaub gewährt bekommt, der kann unter Umständen einen Schadenersatz in Form von Ersatzurlaub bekommen (BAG, Az. 9 AZR 760/11). Voraussetzung dazu: Der Arbeitnehmer hat den Urlaub rechtzeitig eingereicht und eine Gewährung wäre möglich gewesen.

Um Missstimmung unter den Beschäftigten zu vermeiden und langfristig planen zu können, ist zur Urlaubsplanung ein öffentlicher Urlaubsplan empfehlenswert, der von jedem uneingeschränkt eingesehen werden kann. So besteht von vornherein die Chance auf eine ausgewogene Urlaubsplanung.

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