Kostenfaktor Büro – Ausgaben effektiv senken

Bild zu: Kostenfaktor Büro – Ausgaben effektiv senken
Foto: Stephanie Hofschlaeger / pixelio.de

Auch wenn Unternehmer im Baugewerbe häufig außerhalb ihrer Büroräume unterwegs sind, ist die Arbeit am Schreibtisch ein essenzieller Bestandteil des beruflichen Alltages. Selbst wenn das Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat und Angestellte für die administrativen Aufgaben im Büro eingesetzt werden können, verschlingt das Büro mit all seinen Facetten oft viel Geld. Verantwortungsbewusstes Wirtschaften und das Erkennen von Kostenfallen sind Schritte, die auch im Baugewerbe nicht fehlen dürfen. Letztlich lässt sich nur hierdurch Einfluss auf die Gewinne nehmen, die am Ende eines Geschäftsjahres übrig bleiben.

Energie spielt eine wichtige Rolle, wenn es um das Unterhalten eines Büros geht. Die Angestellten oder auch der Unternehmer selbst nutzen zahlreiche Dinge, die nur mit entsprechender Energie zur Verfügung stehen. Hierzu zählen unter anderem:

  • Drucker,
  • Heizung,
  • Licht,
  • Computer
  • und Telefone.

Erfolgt der Umgang mit dem Energieverbrauch im eigenen Büro tendenziell fahrlässig, sorgt dies oft für steigende Kosten, die den unternehmerischen Gewinn senken. Dabei ist es im Grunde leicht, auch im Büro Energie zu sparen und die eigenen Ausgaben so zu senken. Im Umgang mit Licht beispielsweise sollten Mitarbeiter stets abwägen, ob aktuell eine zusätzliche Lichtquelle benötigt wird, oder ob das Tageslicht, das durch die Fenster in das Büro dringt ausreicht. Der Verzicht auf zusätzliche Beleuchtung während des Arbeitstages ist vor allem in den hellen und wärmeren Jahreszeiten problemlos möglich. Wird es im Winter jedoch nicht richtig hell und beginnt und endet der Arbeitstag im Halbdunkel, ist künstliches Licht wichtig. Dann könnten Unternehmer bei der Beleuchtung auf Energiesparlampen setzen, die deutlich weniger Strom verbrauchen als gewöhnliche Glühbirnen. Am Ende des Tages sollten alle Mitarbeiter darauf achten, die Lichter im Büro auszuschalten, sodass nicht über Nacht unnötige Energie verbraucht wird.

Energie im Büro sparen

Ähnlich verhält es sich mit dem Stromverbrauch im Büro. Laufen Computer, Scanner und Drucker den ganzen Arbeitstag über, verschlingt dies durchaus nennenswerte Mengen an Strom. Da Geräte dieser Art im beruflichen Alltag jedoch unverzichtbar sind, ist ein Abschalte zwischendurch wenig sinnvoll. Entscheidend kann es jedoch sein, die Anzahl der verwendeten Geräte zu überprüfen und gegebenenfalls zu senken. In einer Checkliste der Deutschen Gesellschaft für Anlagensicherheit und Projektmanagement wird dieser Punkt ebenfalls angesprochen. So kann ein zentral aufgestellter Multifunktionsdrucker mit integriertem Scanner und Kopierer in der Anschaffung zwar teurer als einzelne Geräte sein, in Summe ergibt sich jedoch ein deutliches Einsparpotenzial. Dann nämlich greifen die Mitarbeiter auf nur noch ein Gerät zu, was die Nutzung mehrerer Drucker, Scanner und Kopierer parallel überflüssig macht.

Wer sich mit Strom bereits hinreichend auseinandergesetzt und seinen Verbrauch optimiert hat, sollte auch die Heizkosten im Büro nicht vergessen. So ist es kaum notwendig, die Raumtemperatur im Büro auf mehr als zwanzig Grad zu bringen. Darüber – aber auch darunter – wirkt sich die Raumtemperatur unter Umständen negativ auf die Produktivität der Mitarbeiter aus. Offene Fenster während die Heizkörper laufen, stehen dem Energiesparen selbstverständlich entgegen. Während des Lüftens sollte die Heizung daher möglichst heruntergedreht werden. Und bleiben die Bürotüren während des Tages geschlossen, hält sich die Wärme im Inneren länger. Zusätzlich kann auch der Austausch der Fenster im Büro sinnvoll sein, sofern diese bislang für einen nennenswerten Energieverlust sorgten. Wer darüber hinaus Kosten sparen möchte, sollte auch den eigenen Energieversorger genauer unter die Lupe nehmen. Bei gaspreisvergleich.org werden anhand des Standortes und des bisherigen Verbrauchs unterschiedliche Anbieter herausgefiltert. So erkennen Unternehmer, ob ihr derzeitiger Versorger die günstigste Alternative darstellt, oder ob sich ein Wechsel positiv auf die Finanzen der eigenen Firma auswirken kann.

Büromaterialien effizient nutzen

Druckerpapier, Tintenpatronen, Stifte und Blocke zählen zu den klassischen Verbrauchsmaterialien, die im Büro benötigt werden. Der Umgang mit ihnen sollte möglichst verantwortungsbewusst und sparsam erfolgen, da ein hoher Verbrauch über das Jahr verteilt große Geldsummen verschlingen kann. So sollten Mitarbeiter ihre Unterlagen nur dann ausdrucken, wenn hierfür ein tatsächlicher Bedarf besteht. Mehrere Entwürfe eines Briefes auszudrucken und bei jeder Änderung erneut wertvolles Papier und teure Tinte zu verschwenden, ist dabei nicht nur teuer, sondern auch umweltschädlich. Besser ist es, Dokumente am PC so weit wie möglich digital zu nutzen. Auch eine digitale Archivierung von Rechnungen und Unterlagen kann dabei helfen, Geld zu sparen. Mit entsprechender Software ist es möglich, den gesetzlichen Vorgaben für die Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente zu entsprechen.

Sparen können Unternehmer jedoch nicht nur beim Verbrauch von Büromaterial, sondern auch bei der Bestellung selbst. Preisvergleiche bei unterschiedlichen Anbietern helfen dabei, Verbrauchsmaterialien zu möglichst günstigen Konditionen zu erhalten. Dabei sollte auch die Anzahl der Bestellungen pro Jahr möglichst niedrig gehalten werden, um Mengenrabatte geltend machen zu können und Versandkosten zu minimieren. Für die Senkung von Kosten kann es ebenfalls hilfreich sein, sich mit anderen Unternehmern zusammenzuschließen und die Bestellung der Büromaterialien zentral zu lösen.

Zeitmanagement als Kostenpunkt

Sind die eigenen Mitarbeiter und der Unternehmer selbst bereits sehr auf ein energie- und ressourcenschonendes Verhalten bedacht, spielt letztlich auch die Zeit eine entscheidende Rolle für die gesamte Kostenstruktur des Unternehmens. Nur dann, wenn Arbeitszeit durch gutes Zeitmanagement auch wirklich effizient genutzt werden kann, lassen sich Personalkosten senken, ohne die Produktivität zu schmälern.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, effektives Zeitmanagement im Büro Einzug halten zu lassen. Ein entscheidender Punkt ist hier jedoch nicht nur die Gestaltung des Arbeitstages an sich, sondern auch die Motivation möglicher Angestellter. Unternehmer als Arbeitgeber sollten daher stets darauf achten, mit ihrem Angestellten in einen positiven und motivierenden Dialog zu treten, der die Freude am Arbeiten fördert. Fühlen sich die eigenen Mitarbeiter wohl und können sie sich mit dem Unternehmen identifizieren, arbeiten sie nicht nur motivierter, sondern lassen bei der Bewältigung der alltäglichen Aufgaben mehr Sorgfalt walten. Regelmäßige Gespräche rund um das Thema Zeitmanagement und die Optimierung von unternehmensinternen Abläufen sind dann gute Gelegenheiten, Aufgaben zusammenzufassen und Arbeitsbereiche und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. So können Angestellte an einem klassischen Acht-Stunden-Tag weitaus mehr schaffen als bislang, was letztlich zusätzliches Personal oder Stundenerhöhungen überflüssig machen kann.

Weitere Informationen:
Checkliste „Energie sparen im Büro“
Gaspreisvergleich

Kommentare

0 0 votes
Wie gefällt Ihnen dieser Artikel?
Abonnieren
Benachrichtige mich bei
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Dieser Beitrag hat Ihnen gefallen?

Dann melden Sie sich doch gleich an zum kostenlosen E-Mail-Newsletter und lassen sich über weitere Neuigkeiten wöchentlich informieren!

Hinweis: Sie können den Newsletter von meistertipp.de jederzeit und kostenfrei abbestellen. Ihre Daten werden nur zum Versand des Newsletters genutzt. Wir geben Ihre Daten nicht weiter. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzer-Daten finden Sie in unserer Datenschutz-Erklärung.

Das könnte Sie auch interessieren

Messen & Kongresse 2024

Der große Meistertipp-Kalender: Messen und Kongresse 2024 für Bauindustrie, Baugewerbe, Bauhandwerk und die Bauwirtschaft.

Newsletter

Verpassen Sie nichts mehr mit unserem kostenlosen Newsletter. So werden Sie frühzeitig über anstehende Veranstaltungen informiert und bleiben immer auf dem neusten Stand.

Hinweis: Sie können den Newsletter von meistertipp.de jederzeit und kostenfrei abbestellen. Ihre Daten werden nur zum Versand des Newsletters genutzt. Wir geben Ihre Daten nicht weiter. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzer-Daten finden Sie in unserer Datenschutz-Erklärung.