Ausschreibungen werden immer beliebter. Dabei dürfen private Bauherren freiwillig, die öffentliche Hand muss jedoch zwingend ausschreiben, wenn sie einen Auftrag vergibt. In Deutschland werden viele Milliarden Euro auf diesem Weg beauftragt. Da ist es verständlich, dass sich immer mehr Handwerksbetriebe an Ausschreibungen beteiligen. Doch wer die Formalitäten nicht genau beachtet, hat keine Chance auf einen neuen Auftrag.
Am Bau werden Ausschreibungen immer beliebter, um einen vergleichbaren Kosten-Überblick zu erhalten und anschließend die Investitionskosten dadurch zu minimieren. Die öffentliche Hand ist sogar verpflichtet dazu, um jedem Bieter die gleiche Chance bei der Vergabe vom Auftrag zu ermöglichen. So verwundert es kaum, dass das Gesamtvolumen der über öffentliche Ausschreibung vergebenen Aufträge in Deutschland über 400 Milliarden Euro liegt.
Allerdings ist die Einhaltung der Formvorschriften essentiell notwendig. Das fängt oft schon bei den fachspezifischen Begrifflichkeiten an, die leicht zur Stolperstelle bei öffentlichen Ausschreibungen werden kann, weiß Dr. Alexander Seyferth, Experte für öffentliche Ausschreibungen von der Deutscher Auftragsdienst AG (DTAD).
Angemessenheit des Angebots
Vor der Auftragserteilung dürfen Auftraggeber die Angemessenheit des Angebots prüfen. Dabei werden Teilleistungen nicht im Detail sondern im Gesamtzusammenhang beurteilt. Erscheinen die Preise jedoch unglaubwürdig, so darf der Auftraggeber Einsicht in die Kalkulation bzw. Preisermittlungsunterlagen nehmen. Daher wird bei der Prüfung auf die Wirtschaftlichkeit des Bauverfahrens ebenso geachtet, wie auf die gewählten technischen Lösungen oder sonstigen günstigen Ausführungsbedingungen. Denn den Zuschlag erhält zwar nach § 16 Abs. 6, Nr. 1 VOB, Teil A immer das wirtschaftlichste Angebot, doch geht es dabei nicht alleine um den Preis. Wenn der Verdacht aufkommt, dass Leistungen nicht unter Berücksichtigung der Anforderungen bzw. Einhaltung geltenden Rechts angeboten werden, muss der Bieter auf Anfrage seine Kalkulation schriftlich erläutern, um Klarheit zu schaffen. „Grundsätzlich soll die Regelung verhindern, dass Unternehmen mit Dumpinglöhnen, gesetzeswidrigen Arbeitszeiten und minderwertigem Material Ausschreibungen für sich entscheiden“, erklärt DTAD-Experte Seyferth.
Leistungsbeschreibung
Mit der Leistungsbeschreibung stellt der Auftraggeber eindeutig, vollständig, technisch korrekt und erschöpfend die Leistungen dar, die er erwartet. Auf dieser Basis können die Auftragnehmer ihre Preise kalkulieren ohne erhebliche Vorarbeiten zu tätigen. Alle Hauptleistungen sind in Eigenschaft, Funktion und Qualitätsmerkmalen zu erläutern, wobei preisbeeinflussende Gegebenheiten zu berücksichtigen sind.
Leistungsbeschreibungen werden meist mit Leistungsverzeichnis erstellt, um ein gleiches Verständnis als Basis für alle Bieter zu schaffen. Ist etwas unklar, empfiehlt Dr. Alexander Seyferth, so sollte die Vergabestelle unmittelbar befragt werden. „So können Unklarheiten über die Leistungsbeschreibung aus dem Weg geräumt werden und gleichzeitig eine engere Bindung zur Vergabestelle aufgebaut werden.“
Präqualifizierung
Um Fehler im Vorfeld einer Ausschreibung zu vermeiden, können sich Betriebe einer „allgemeinen Eignungsprüfung“ unterziehen und in Präqualifizierungsstellen zertifizieren lassen. So wie die PQ-VOL bei Aufträgen aus Lieferungen und Leistungen prüft die PQ Bau bei Bauaufträgen einzelne Nachweise zur Sachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Betriebs. Dies signalisiert Professionalität und reduziert die Gefahr, wegen Formfehlern von der öffentlichen Ausschreibung ausgeschlossen zu werden.
Vergabeunterlagen
Mit den Vergabeunterlagen wenden sich die ausschreibende Stelle direkt an den Bieter und beschreiben den Auftrag und die Anforderungen. Die Fristeinhaltung ist zwingend erforderlich, weiß DTAD-Experte Seyferth. „Sollten Formvorschriften Teil der Vergabeunterlagen sein, ist es ratsam, diese unbedingt zu nutzen und unter keinen Umständen zu verändern. Schon kleinste Abweichungen können zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
